سامانه حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر لوکیشن

سامانه حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر لوکیشن چیست؟ روش مدیریت حضور کارکنان در بسیاری از کسب‌وکارها در حال تغییر است. استفاده از دستگاه‌های فیزیکی حضور و غیاب برای همه شرکت‌ها، به‌خصوص مجموعه‌های چندشعبه‌ای یا کسب‌وکارهایی که نیروهای میدانی دارند، همیشه بهترین راهکار نیست. یک سامانه حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر لوکیشن این امکان را فراهم می‌کند که کارکنان با استفاده از موبایل خود ورود و خروجشان را ثبت کنند و هم‌زمان موقعیت مکانی آن‌ها نیز بررسی شود. در این روش دیگر لازم نیست تمام کارکنان برای ثبت حضور به یک دستگاه فیزیکی مراجعه کنند. مدیر می‌تواند برای محل کار یا هر شعبه یک محدوده جغرافیایی مشخص کند و سیستم هنگام ثبت حضور بررسی کند که کارمند در محدوده تعیین‌شده قرار دارد یا خیر. سامانه AttendTrack با همین رویکرد طراحی شده است و امکان مدیریت کارکنان، شعب، شیفت‌ها و فعالیت نیروهای خارج از شرکت را در یک سامانه یکپارچه فراهم می‌کند.

حضور و غیاب با GPS چگونه کار می‌کند؟ در سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر موقعیت مکانی، موبایل کارمند هنگام ثبت ورود یا خروج موقعیت او را دریافت می‌کند. در AttendTrack مدیر می‌تواند موقعیت هر شعبه و محدوده مجاز حضور در آن را مشخص کند. هنگام ثبت تردد، علاوه بر زمان ورود یا خروج، موقعیت کارمند و فاصله او از شعبه نیز قابل بررسی است. این قابلیت مخصوصاً برای مجموعه‌هایی که چند شعبه دارند اهمیت زیادی دارد. برای مثال، اگر یک شرکت دارای دفتر مرکزی و چند فروشگاه باشد، برای هر شعبه می‌توان محدوده جداگانه‌ای تعریف کرد. کارکنان هر شعبه با موبایل خود حضورشان را ثبت می‌کنند و اطلاعات همه شعب از طریق یک پنل مدیریتی در دسترس خواهد بود. در صورت نیاز مجموعه، امکان گرفتن سلفی هنگام ورود یا خروج نیز وجود دارد. مدیر می‌تواند این قابلیت را برای ورود، خروج یا هر دو فعال کند و تصاویر ثبت‌شده را در پنل مدیریت مشاهده کند.

اگر هنگام ثبت حضور اینترنت قطع باشد چه اتفاقی می‌افتد؟ یکی از مشکلات سیستم‌های کاملاً آنلاین، کیفیت اینترنت است. ممکن است کارمند دقیقاً هنگام ورود به محل کار با اینترنت ضعیف یا قطعی اینترنت مواجه شود. به همین دلیل AttendTrack قابلیت ثبت حضور آفلاین را در نظر گرفته است. در صورت نبود اتصال مناسب، اطلاعات حضور می‌تواند ذخیره شود و پس از برقراری مجدد اینترنت برای سامانه ارسال شود. البته کنترل این قابلیت در اختیار مدیر مجموعه قرار دارد. مدیر می‌تواند تعیین کند چه کارکنانی اجازه استفاده از ثبت آفلاین داشته باشند و برای ارسال اطلاعات آفلاین مهلت مشخص کند. ثبت‌های آفلاین ارسال‌شده نیز قابل بررسی هستند و مدیر می‌تواند آن‌ها را تأیید یا رد کند. در نتیجه مجموعه‌هایی که در بعضی شعب یا محل‌های کاری با اینترنت ضعیف مواجه هستند، همچنان می‌توانند از یک سامانه حضور و غیاب آنلاین استفاده کنند، بدون اینکه هر قطعی اینترنت باعث از دست رفتن ثبت حضور شود.

فراتر از ثبت ورود و خروج کارکنان یک سیستم حضور و غیاب کاربردی نباید فقط ساعت ورود و خروج را ذخیره کند. اطلاعات ثبت‌شده زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کنند که مدیر بتواند از آن‌ها برای مدیریت بهتر مجموعه استفاده کند. در AttendTrack امکان تعریف شیفت‌های ثابت و شناور وجود دارد و می‌توان برای کارکنان مختلف شیفت‌های متفاوت در نظر گرفت. تعطیلات و روزهای غیرکاری نیز قابل مدیریت هستند. اما موضوع برای نیروهای خارج از شرکت متفاوت است. نیروی فروش، بازاریاب، کارشناس خدمات یا سایر کارکنان میدانی ممکن است بخش زیادی از ساعت کاری خود را خارج از شعب شرکت سپری کنند. AttendTrack برای این کارکنان امکان ثبت شروع و پایان فعالیت خارج از شرکت را فراهم می‌کند. همچنین مراجعه به مشتری می‌تواند همراه با موقعیت مکانی ثبت شود. حتی می‌توان برای مشتری محدوده مجاز مراجعه تعریف کرد و نیروی میدانی در صورت نیاز مشتری جدیدی را به سیستم اضافه کند. به همین دلیل استفاده از سامانه حضور و غیاب مبتنی بر لوکیشن فقط محدود به شرکت‌هایی با کارکنان اداری نیست و می‌تواند برای فروشگاه‌ها، مجموعه‌های چندشعبه‌ای، تیم‌های فروش، بازاریاب‌ها و نیروهای میدانی نیز کاربرد داشته باشد.

چرا سامانه حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر لوکیشن؟ یکی از مهم‌ترین مزیت‌های این روش، حذف وابستگی به دستگاه فیزیکی حضور و غیاب است. کارمند می‌تواند با موبایل خود حضور را ثبت کند و مدیر نیز از طریق پنل مدیریت به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد. در یک سامانه یکپارچه می‌توان اطلاعات کارکنان، شعب، شیفت‌ها، ورود و خروج‌ها، موقعیت‌های مکانی، سلفی‌های حضور، ثبت‌های آفلاین و فعالیت نیروهای میدانی را مدیریت کرد. مدیر همچنین می‌تواند گزارش‌ها را بر اساس کارمند، شعبه و نوع تردد فیلتر کند، ساعات کاری را بررسی کند و حضورهای باز یا ثبت‌های نیازمند بررسی را سریع‌تر پیدا کند. این مدل خصوصاً برای مجموعه‌هایی که چند شعبه دارند یا نمی‌خواهند برای هر محل دستگاه جداگانه خریداری و نگهداری کنند، می‌تواند گزینه مناسبی باشد. AttendTrack با هدف ساده‌تر کردن همین فرآیند طراحی شده است؛ تا به‌جای درگیر شدن مدیر یا منابع انسانی با پیگیری‌های تکراری، اطلاعات حضور کارکنان به‌شکل متمرکز و قابل بررسی در اختیارشان باشد. برای مشاهده امکانات و آشنایی بیشتر با سامانه می‌توانید وارد سایت https://attendtrack.ir شوید. AttendTrack؛ حضور را ثبت نکنید، مدیریت کنید.